Caméras embarquées orientées vers la route pour les flottes professionnelles : règles de fixation, conservation et preuves

Les images ne servent que si l’on peut s’y fier. Ces étapes préservent la fiabilité d’une vidéo, de la route jusqu’au dossier de réclamation :

1. Verrouillez la vidéo dès qu’un accident, une blessure ou un quasi-accident grave est signalé. Utilisez la fonction de gel du fournisseur pour arrêter la suppression automatique.
2. Demandez aussi les minutes qui précèdent et qui suivent l’événement. Ce qui précède révèle souvent la cause.
3. Exportez le fichier original dans son format natif. Ne le coupez pas, ne zoomez pas, ne le filtrez pas et ne le convertissez pas. Faites tout le travail d’examen sur des copies.
4. Notez le véhicule, la date, le fuseau horaire, les réglages de la caméra et si l’horloge était exacte. Indiquez qui a exporté le fichier et quand.
5. Tenez un registre des accès. Notez chaque personne qui a consulté, copié ou envoyé la vidéo.
6. Stockez l’original dans un dossier à accès restreint où seul le responsable du programme peut supprimer des fichiers.
7. N’envoyez des images à la police, aux assureurs ou à d’autres parties que par l’intermédiaire de la personne désignée dans votre politique, souvent avec l’avocat de votre entreprise.
8. Conservez aussi les documents liés, comme les messages de répartition, les données de trajet et les dossiers d’entretien.

Pourquoi toute cette paperasse ? Les règles fédérales de preuve exigent que la partie qui présente un élément démontre suffisamment qu’il est bien ce qu’elle prétend. Cela peut passer par le témoignage d’une personne qui en a connaissance ou par des éléments décrivant un processus ou un système et montrant qu’il produit un résultat exact [13]. Concrètement, conservez des documents qui montrent comment fonctionne la caméra et comment la vidéo a été traitée.

Pour en savoir plus, consultez comment conserver la vidéo de votre caméra embarquée après un accident et notre guide d’enquête après un accident ou un quasi-accident du travail.

Aucun chiffre unique ne convient à toutes les flottes. Le coût du stockage, la vie privée et les besoins juridiques tirent dans des directions différentes. Une approche pratique consiste à classer les images par type et à donner à chacun sa propre règle. Les vidéos ordinaires peuvent suivre un calendrier court. Les images liées à une collision, une blessure ou une réclamation doivent être placées sous conservation légale jusqu’à ce que votre avocat les libère.

Les règles fédérales fixent toutefois un délai qui concerne les accidents. Un transporteur routier doit tenir un registre des accidents pendant 3 ans après chaque accident. Il doit aussi conserver des copies des rapports d’accident exigés par les États, d’autres entités publiques ou les assureurs [11]. Le registre consigne les faits de base de l’accident, et la règle ne mentionne pas la vidéo. C’est donc votre politique et les conseils de votre avocat qui déterminent combien de temps les vidéos sont conservées.

Les tribunaux s’intéressent aussi aux données perdues. Les règles des tribunaux fédéraux couvrent les informations électroniques qui auraient dû être conservées en vue d’un procès. Si elles sont perdues parce qu’une partie n’a pas pris de mesures raisonnables pour les conserver, un juge peut ordonner des mesures correctives. Des sanctions plus lourdes sont possibles si la perte était intentionnelle [12]. Les tribunaux des États suivent leurs propres règles.

La suppression courante selon un calendrier écrit est normale. Supprimer des images après avoir eu connaissance d’un accident, d’une réclamation ou d’un procès peut causer de sérieux problèmes. Gelez-les d’abord et demandez conseil à votre avocat.