Véhicules personnels et de location pour le travail : un guide de sécurité pour les employeurs
Comment protéger les salariés qui conduisent leur propre voiture ou une voiture de location pour le travail
Imaginez une coordinatrice de programme qui conduit sa propre berline de 14 ans pour se rendre chez trois bénéficiaires le lundi. Le jeudi, elle prend l’avion pour une conférence et récupère une voiture de location qu’elle n’a jamais conduite. Son employeur ne possède aucun véhicule : personne ne la considère donc comme une conductrice de flotte.
Pourtant, elle en est une. Les gestionnaires de risques appellent ces voitures la « flotte grise » : des véhicules qu’une organisation ne possède pas et n’entretient pas, mais dont elle dépend. Le National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH) recense plus de 21 000 travailleurs américains tués dans des accidents de la route liés au travail de 2011 à 2022, soit 35 % de tous les décès au travail [6].
Le NIOSH souligne que ce risque existe même quand la conduite n’est qu’une partie accessoire du travail [6]. Ce guide couvre les définitions, les normes pour les véhicules et l’assurance, les locations, le remboursement et les urgences, avec trois outils à adapter.
Quand conduire sa propre voiture compte-t-il comme une conduite professionnelle ?
Le NIOSH recommande qu’un programme de conduite couvre tout salarié ou prestataire qui conduit un véhicule de l’entreprise, de location ou personnel pour l’entreprise [1]. En pratique, il s’agit des trajets que votre organisation ordonne, demande ou dont elle dépend, comme :
- Rendre visite à des clients, des patients, des chantiers ou des donateurs
- Faire des courses comme des dépôts bancaires ou des achats de fournitures
- Se déplacer entre des bureaux ou des sites dans la journée
- Se rendre à l’aéroport, à l’hôtel et à des réunions lors de voyages d’affaires
- Transporter des collègues, des clients, des outils ou des biens de l’entreprise
Le trajet domicile-travail ordinaire est généralement traité à part. Les recherches du NIOSH sur les véhicules à moteur suivent la définition américaine de l’accident lié au travail, qui exclut les trajets domicile-travail. Le NIOSH considère pourtant la durée et la distance de ces trajets comme de possibles facteurs de risque [7]. Un long trajet de retour après une double journée mérite l’attention, même en dehors de vos règles formelles.
Pourquoi les véhicules personnels ont besoin de leurs propres règles
Avec une voiture d’entreprise, vous choisissez le modèle, les équipements de sécurité et le calendrier d’entretien. Avec une voiture personnelle, vous héritez de ce que le salarié peut se permettre.
Dans une étude de la National Highway Traffic Safety Administration (NHTSA) sur les accidents mortels de 2012 à 2016, la part des occupants décédés augmentait avec l’âge du véhicule. Elle passait de 27 % dans les véhicules de 3 ans ou moins à 50 % dans ceux de 18 ans ou plus [2].
Le contrôle électronique de stabilité (ESC) aide les conducteurs à éviter les dérapages. L’Insurance Institute for Highway Safety (IIHS) indique qu’il est obligatoire sur la plupart des véhicules de tourisme depuis l’année modèle 2012. Il réduit nettement le risque d’accident mortel par perte de contrôle [8].
Vous ne pouvez pas acheter la voiture d’un salarié. Vous pouvez fixer une norme minimale équitable et payer une solution de rechange quand une voiture n’est pas à la hauteur.
Normes minimales d’état du véhicule
Le NIOSH suggère de demander aux salariés qui utilisent leur propre voiture pour le travail de garder des pneus bien gonflés, de faire les réparations nécessaires et de passer les inspections obligatoires à temps [1]. Transformez cela en un minimum écrit :
- Une immatriculation à jour et toute inspection exigée par votre État.
- Aucun rappel de sécurité en cours. Saisissez le numéro d’identification du véhicule (VIN) à 17 caractères sur le site de rappels de la NHTSA. Le VIN figure en bas à gauche du pare-brise et sur la carte grise. Les réparations liées aux rappels sont gratuites [9].
- Des pneus, des freins, des feux, des essuie-glaces et des vitres en bon état. Notre guide sur l’entretien du véhicule explique chaque vérification.
- Une ceinture qui fonctionne pour chaque passager.
- Aucun voyant rouge au tableau de bord.
- L’ESC et de bonnes notes aux crash-tests, idéalement un modèle 2012 ou plus récent [8]. Décidez à l’avance comment vous traiterez les voitures plus anciennes, par exemple avec une location pour les longs trajets.
Refaites la vérification chaque année et chaque fois qu’un salarié change de voiture.
Assurance et autorisation
Le contrat du salarié et le vôtre
La National Association of Insurance Commissioners (NAIC) avertit que les contrats d’assurance auto personnels peuvent exclure la responsabilité civile liée à une activité professionnelle. Elle suggère aux personnes qui utilisent leur propre véhicule pour le travail d’envisager des plafonds de responsabilité civile plus élevés [3].
La NAIC indique aussi que les plafonds minimums des États sont trop bas pour couvrir entièrement un accident grave. L’usage du véhicule, y compris le kilométrage annuel, influe sur la prime [10]. Les salariés doivent donc informer leur assureur qu’ils conduisent pour le travail.
De votre côté, la NAIC explique que les contrats d’assurance auto professionnels peuvent couvrir les voitures louées et d’autres véhicules que l’entreprise ne possède pas, y compris les voitures des salariés utilisées pour l’entreprise [3]. Les assureurs appellent souvent cela une garantie pour véhicules loués et non possédés (hired and nonowned auto). Demandez à votre courtier :
- L’avons-nous, et avec quels plafonds ?
- Quel contrat paie en premier après un accident dans la voiture d’un salarié ?
- Quelque chose couvre-t-il les dégâts sur la voiture du salarié lui-même ?
Fixez ensuite avec votre courtier des plafonds de responsabilité civile minimums pour les contrats des salariés, et recueillez chaque année les justificatifs.
Uniquement des conducteurs autorisés
Seuls des salariés autorisés doivent conduire pour le travail, quel que soit le véhicule. Le NIOSH recommande de vérifier le relevé de conduite (motor vehicle record, MVR) de chaque conducteur avant de lui confier la conduite, puis au moins une fois par an [1]. Notre guide sur la qualification des conducteurs et la vérification des permis explique les critères et la procédure équitable.
Ajoutez un accusé de réception signé couvrant la norme sur le véhicule, le justificatif d’assurance, les règles sur le téléphone et la ceinture, et la déclaration des accidents. Décidez par écrit si des membres de la famille peuvent accompagner le salarié lors des trajets professionnels.
Voitures de location : bien choisir, puis apprendre le véhicule
Choisir le véhicule et la couverture
Fixez la catégorie de location dans votre politique de voyage au lieu de la laisser au comptoir. L’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) conseille de louer des véhicules bien notés aux crash-tests et équipés de fonctions comme l’alerte de collision et l’alerte de franchissement de ligne [11]. Évitez les grands fourgons et les gros pick-up, sauf si le conducteur est formé pour les conduire.
Réglez la question de la couverture avant le trajet. La Federal Trade Commission (FTC) note que les voyageurs d’affaires peuvent être couverts par l’assurance de leur employeur. Certaines cartes de crédit incluent une protection pour la location, mais vous devrez peut-être refuser l’assurance proposée au comptoir pour en bénéficier [12]. Une exonération de responsabilité en cas de dommages (collision damage waiver) peut être annulée si le locataire conduit de façon imprudente ou avec les facultés affaiblies, ou laisse conduire une personne non autorisée [12]. Inscrivez sur le contrat chaque salarié susceptible de conduire.
Apprendre une voiture inconnue
La NHTSA note que les constructeurs donnent des noms différents à des aides à la conduite similaires. Ces systèmes assistent le conducteur, mais ne conduisent pas la voiture [13]. Même les propriétaires les comprennent mal. Dans une enquête de l’AAA Foundation for Traffic Safety de 2018, 30 % des propriétaires équipés d’une surveillance des angles morts changeaient parfois de voie sans vérifier visuellement [14].
Faites ensuite un tour lent du parking avant de vous engager dans la circulation.
Planifier l’itinéraire et surveiller la météo
Le trajet le plus sûr est celui qui n’a pas lieu. Le NIOSH conseille de se demander si le travail peut se faire sans déplacement, et d’envisager des options plus sûres comme l’avion ou le train [1]. Pour les trajets maintenus, le conducteur et l’encadrant doivent convenir de l’itinéraire, de la destination et de l’horaire. Le conducteur doit pouvoir joindre un encadrant en cas d’urgence [1].
Le NIOSH suggère aussi de partager les informations sur les travaux, les fermetures et le mauvais état des routes [1]. Permettez aux salariés de reporter ou d’annuler un trajet à cause de la météo sans pénalité. Notre guide sur la météo, les urgences en bord de route et la gestion des trajets traite des points d’étape et des règles d’arrêt.
Téléphone et ceinture : les mêmes règles dans chaque véhicule
Le NIOSH recommande d’interdire tout usage du téléphone au volant d’un véhicule de l’entreprise, y compris les appels en mains libres. Il conseille aussi d’interdire l’usage des téléphones fournis par l’entreprise au volant d’un véhicule personnel. Les conducteurs doivent se garer dans un endroit sûr pour appeler, envoyer un SMS ou chercher un itinéraire [15].
Un gestionnaire de risques comble la lacune : appliquez la règle complète sur le téléphone à chaque trajet professionnel, quel que soit le véhicule et le téléphone. Les encadrants ne doivent jamais appeler une personne qu’ils savent au volant. Notre guide sur la politique de distraction au volant au travail comprend un plan type.
La règle du NIOSH sur la ceinture est simple : tous les conducteurs et passagers s’attachent en permanence [1]. Dans une voiture personnelle, cela signifie aussi jamais plus de passagers que de ceintures en état de marche. Arrimez les outils et les cartons pour qu’ils ne soient pas projetés vers l’avant en cas d’accident.
Un remboursement qui ne récompense pas le risque
L’Internal Revenue Service (IRS) a fixé le barème kilométrique professionnel 2026 à 72,5 cents par mile à partir du 1er janvier [4]. Invoquant la hausse des prix du carburant, il l’a relevé à 76 cents pour les trajets effectués à partir du 1er juillet 2026 [5]. Ce changement concerne aussi les indemnités kilométriques versées aux salariés [5].
L’IRS fonde ce barème sur une étude annuelle des coûts fixes et variables d’une voiture. Son utilisation est facultative [4]. Comme le barème reflète les coûts de possession autant que le carburant, il justifie de demander aux salariés de garder une voiture sûre et bien assurée. Par exemple, un aller-retour de 150 miles (240 km) à 76 cents revient à 114 $ (notre calcul).
Le paiement au mile ne récompense pas la vitesse en soi, mais d’autres choix de rémunération peuvent le faire :
Comparatif établi par la Safety Behind the Wheel Foundation
| Pratique de rémunération | Risque caché pour la sécurité | Approche plus sûre |
|---|---|---|
| Paiement au mile, avec la voiture comme choix par défaut | De longs trajets en solitaire remplacent des options plus sûres | Payer l’avion, le train ou un VTC quand c’est plus sûr |
| Indemnité forfaitaire de véhicule, sans norme | L’argent va plus loin avec une vieille voiture bon marché | Lier toute indemnité à la norme sur le véhicule |
| Paiement à la visite ou à la livraison | Récompense la précipitation entre les arrêts | Payer le temps ; fixer un nombre de visites réaliste |
| Aucun budget d’hébergement | Retours fatigués après une journée complète | Préautoriser l’hôtel pour les longues journées |
| Itinéraire le plus court uniquement | Les conducteurs prennent des routes plus risquées pour s’y conformer | Payer l’itinéraire le plus sûr, les péages et le stationnement |
L’OSHA indique que la charge de travail et les plannings doivent permettre aux salariés de rouler à des vitesses sûres [11]. Le NIOSH met en garde contre l’utilisation du suivi embarqué pour pousser les travailleurs à rouler trop vite ou trop longtemps afin d’atteindre des objectifs. Il ajoute que les conducteurs fatigués doivent pouvoir faire une sieste de moins de 30 minutes ou s’arrêter pour la nuit [1]. Inscrivez l’hôtel au budget avant le trajet. La question de savoir si le temps de conduite doit être payé relève des RH et du conseiller juridique.
En cas de problème : accidents et pannes
Les recommandations de la NAIC en cas d’accident commencent par appeler le 911 (le 112 en Europe) si quelqu’un est blessé, puis échanger les informations et recueillir les coordonnées des témoins et les références du rapport de police. Pour déclarer un sinistre, appelez au plus vite le numéro figurant sur l’attestation d’assurance [10]. L’OSHA conseille de signaler chaque accident, même mineur, à l’encadrant du salarié dès que possible [11].
Après un accident ou une panne, les conducteurs doivent :
- Si la voiture peut rouler, se dégager bien à l’écart de la route et allumer les feux de détresse.
- Appeler le 911 (le 112 en Europe) en cas de blessés, de voies bloquées ou de danger.
- Appeler le contact 24 h/24 de leur organisation pour organiser un remorquage, un retour ou un hôtel.
- Photographier les lieux, les véhicules, les plaques et les dégâts.
- Appeler leur propre assureur pour une voiture personnelle, ou la ligne sinistres de la société de location pour une voiture louée.
- Remplir la déclaration d’accident de l’employeur dans les 24 heures. Signaler les quasi-accidents également.
- Ne pas reprendre le volant ce jour-là en cas de blessure ou de choc émotionnel. L’employeur paie le retour.
Imprimez ces étapes et les numéros utiles sur une carte à garder dans la boîte à gants de chaque conducteur.
Questions fréquentes
L’assurance de mon employeur me couvre-t-elle dans ma propre voiture ?
Cela dépend des contrats. Votre contrat personnel peut exclure la responsabilité civile liée à une activité professionnelle. Certains employeurs ont une couverture professionnelle pour les véhicules qu’ils ne possèdent pas [3]. Renseignez-vous auprès des deux avant de conduire.
Mon trajet domicile-travail compte-t-il comme de la conduite professionnelle ?
En général non, selon la définition utilisée dans la recherche fédérale sur les accidents [7]. Les trajets avec arrêts professionnels, les voyages d’affaires et les rappels en astreinte sont souvent traités différemment. Consultez la politique écrite de votre employeur.
Quel est le barème kilométrique de l’IRS pour 2026 ?
Il est de 72,5 cents par mile pour la conduite professionnelle du 1er janvier au 30 juin 2026 [4]. Il est de 76 cents par mile pour la conduite à partir du 1er juillet 2026 [5].
Dois-je prendre l’exonération de responsabilité de la société de location lors d’un voyage d’affaires ?
Suivez la politique de voyage de votre employeur. La FTC note que l’assurance de l’employeur peut couvrir les locations professionnelles. Elle ajoute que la protection d’une carte de crédit peut exiger de refuser cette exonération [12].
La politique de l’entreprise sur le téléphone s’applique-t-elle dans ma propre voiture ?
Elle doit s’appliquer à chaque trajet professionnel. Le NIOSH conseille d’interdire l’usage des téléphones fournis par l’entreprise au volant d’un véhicule personnel [15].
L’essentiel
Recommandation de la Safety Behind the Wheel Foundation
Considérez chaque voiture qui sert le travail de votre organisation comme faisant partie de votre flotte. Fixez une norme équitable pour le véhicule et l’assurance. Apprenez aux gens à prendre en main une voiture de location avant de la conduire. Puis établissez des règles de rémunération et de voyage qui rendent le choix sûr facile.
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Sources et lectures complémentaires
- 1CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Preventing Work-Related Motor Vehicle Crashes (fiche d’information). DHHS (NIOSH) Publication No. 2015-111. Mars 2015. cdc.gov/niosh/docs/2015-111 (PDF)
- 2National Highway Traffic Safety Administration. Passenger Vehicle Occupant Injury Severity by Vehicle Age and Model Year in Fatal Crashes (Traffic Safety Facts Research Note). DOT HS 812 528. Avril 2018. crashstats.nhtsa.dot.gov/…/812528
- 3National Association of Insurance Commissioners. Small Business (page d’information sur l’assurance pour les consommateurs). Aucune date indiquée ; consulté en octobre 2026. content.naic.org/consumer/small-business.htm
- 4Internal Revenue Service. IRS Sets 2026 Business Standard Mileage Rate at 72.5 Cents per Mile, Up 2.5 Cents (communiqué IR-2025-128 ; Notice 2026-10). 29 décembre 2025. irs.gov/newsroom
- 5Internal Revenue Service. Announcement 2026-11 (barèmes kilométriques 2026 révisés, modifiant la Notice 2026-10). Internal Revenue Bulletin 2026-29. 13 juillet 2026. irs.gov/irb/2026-29_irb
- 6CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Motor Vehicle Safety at Work. Mis à jour le 16 mai 2024. cdc.gov/niosh/motor-vehicle/about
- 7CDC National Institute for Occupational Safety and Health. NIOSH Center for Motor Vehicle Safety Strategic Plan, 2020 to 2029. DHHS (NIOSH) Publication No. 2020-126. Juin 2020. cdc.gov/niosh/docs/2020-126 (PDF)
- 8Insurance Institute for Highway Safety. Young Driver Safety (domaine de recherche ; choix du véhicule et contrôle électronique de stabilité). Mis à jour en mai 2026. iihs.org/research-areas/teenagers/young-driver-safety
- 9National Highway Traffic Safety Administration. Check for Recalls: Vehicle, Car Seat, Tire, Equipment. Aucune date indiquée ; consulté en octobre 2026. nhtsa.gov/recalls
- 10National Association of Insurance Commissioners. A Consumer’s Guide to Auto Insurance (AUT-PP). 2022. content.naic.org (PDF)
- 11Occupational Safety and Health Administration. Motor Vehicle Safety: Employers. Aucune date indiquée ; consulté en octobre 2026. osha.gov/motor-vehicle-safety/employers
- 12Federal Trade Commission, Consumer Advice. Renting a Car. Mis à jour en septembre 2023. consumer.ftc.gov/articles/renting-car
- 13National Highway Traffic Safety Administration. Driver Assistance Technologies. Aucune date indiquée ; consulté en octobre 2026. nhtsa.gov/vehicle-safety/driver-assistance-technologies
- 14AAA Foundation for Traffic Safety; McDonald A, Carney C, McGehee DV (University of Iowa). Vehicle Owners’ Experiences with and Reactions to Advanced Driver Assistance Systems. Septembre 2018. aaafoundation.org/research/vehicle-owners-experiences…
- 15CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Distracted Driving at Work. Mis à jour le 16 février 2024. cdc.gov/niosh/motor-vehicle/distracted-driving
Cet article reflète les priorités de sécurité de la sécurité routière au travail et de la gestion des risques. Il s’agit d’informations générales, et non de conseils juridiques, fiscaux, d’assurance ou professionnels pour une personne ou une organisation en particulier. Les lois, les barèmes, les produits d’assurance et les équipements des véhicules changent. Vérifiez les détails auprès de sources officielles, de votre assureur ou courtier et d’un conseiller juridique qualifié. Révisé en octobre 2026.
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