因工作使用私人汽车和租车：给雇主的安全指南

员工驾驶自己的汽车或租车办公事时，如何保障他们的安全

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设想一位项目协调员星期一开着自己那辆14年车龄的轿车去拜访三位客户。星期四，她乘飞机去参加会议，取了一辆她从未开过的租车。她的雇主没有任何车辆，所以没人把她当作车队驾驶员。

但她其实就是。风险经理把这些车称为“灰色车队”：组织不拥有也不负责保养、却仍然依赖的车辆。美国国家职业安全卫生研究所（NIOSH）统计，2011年至2022年间，美国有超过21,000名工人在与工作相关的车祸中死亡，占所有工作死亡人数的35% [6]。

NIOSH强调，即使驾驶只是工作中的附带部分，这种风险也同样存在 [6]。本指南涵盖定义、车辆和保险标准、租车、费用报销和紧急情况，并提供三个可以根据需要修改的工具。

什么情况下开自己的车算工作驾驶？

NIOSH建议，驾驶安全计划应涵盖任何因公驾驶公司车辆、租车或私人车辆的员工或承包商 [1]。在实践中，这指的是由您的组织指派、要求或依赖的出行，例如：

  • 拜访客户、患者、工地或捐赠者
  • 办理银行存款或采购物资等事务
  • 白天往返于不同的办公室或工作地点
  • 出差时开车前往机场、酒店和会议地点
  • 搭载同事、客户、工具或公司财物

普通通勤通常另行处理。NIOSH的机动车研究采用美国对与工作相关车祸的定义，其中不包括通勤。但NIOSH仍将通勤时间和距离视为可能的风险因素 [7]。即使不在您的正式规定范围内，上完两班后长途开车回家的情况也值得关注。

为什么私人车辆需要专门的规定

对于公司车辆，车型、安全配置和保养计划都由您决定。对于私人车辆，您只能接受员工负担得起的车。

在美国国家公路交通安全管理局（NHTSA）一项针对2012年至2016年致命车祸的研究中，乘员死亡比例随车龄增加而上升：从车龄3年以内车辆的27%上升到车龄18年或以上车辆的50% [2]。

电子稳定控制系统（ESC）帮助驾驶员避免侧滑。美国公路安全保险协会（IIHS）表示，自2012年款车型起，大多数乘用车都必须配备ESC。它能大幅降低致命失控车祸的风险 [8]。

您不能替员工买车，但可以制定公平的最低标准，并在车辆不达标时为替代方案付费。

车辆状况的最低标准

NIOSH建议告知开自己的车办公事的员工，要保持轮胎充气、完成必要的维修，并按时完成规定的检查 [1]。把这些要求写成书面的最低标准：

  • 有效的车辆登记，以及本州要求的任何检查。
  • 没有未处理的安全召回。在NHTSA的召回网站上输入17位车辆识别号（VIN）。VIN位于挡风玻璃左下方和车辆登记卡上。召回维修是免费的 [9]。
  • 轮胎、制动器、灯光、雨刮器和玻璃状况安全。我们的车辆保养指南解释了每项检查。
  • 每位乘车人都有一条能正常使用的安全带。
  • 仪表板上没有红色警示灯。
  • 配备ESC并有良好的碰撞评级，最好是2012年款或更新的车型 [8]。事先决定如何处理车龄较长的汽车，例如长途出行改用租车。

每年以及员工换车时重复进行这项检查。

保险和授权

员工的保险和您的保险

美国全国保险监督官协会（NAIC）警告说，个人汽车保险可能不涵盖与商务相关的责任。该协会建议因公驾驶自己车辆的人考虑提高责任险限额 [3]。

NAIC还表示，各州的最低限额太低，不足以完全覆盖一起严重车祸。车辆用途（包括年行驶里程）会影响保费 [10]。因此，员工应告知保险公司自己因工作驾驶。

在雇主方面，NAIC解释说，商业汽车保险可能涵盖租用的汽车以及公司不拥有的其他车辆，包括员工因公使用的私人汽车 [3]。保险公司通常称之为租用及非自有汽车保险。请向您的保险经纪人询问：

  • 我们有这项保险吗？限额是多少？
  • 员工私人汽车发生车祸后，哪份保险先赔付？
  • 员工自己汽车的损坏有保险赔付吗？

然后与您的保险经纪人一起为员工的保险设定最低责任限额，并每年收取证明。

只允许经批准的驾驶员驾驶

无论驾驶什么车辆，只有经批准的员工才能因工作驾驶。NIOSH建议在安排驾驶任务前查看每位驾驶员的驾驶记录（MVR），此后至少每年查看一次 [1]。我们的驾驶资格和驾照核查指南解释了标准和公平的流程。

增加一份签字确认书，内容涵盖车辆标准、保险证明、手机和安全带规定以及车祸报告。以书面形式决定家庭成员是否可以在工作出行中搭车。

租车：明智选择，然后熟悉车辆

选择车辆和保险

在差旅政策中规定租车级别，而不是在柜台临时决定。美国职业安全与健康管理局（OSHA）建议租用碰撞测试评级高并配备碰撞预警和车道偏离预警等功能的车辆 [11]。除非驾驶员接受过相应培训，否则不要租用大型厢式车和大型皮卡。

在出行前确定保险事宜。美国联邦贸易委员会（FTC）指出，出差人员可能已由雇主的保险覆盖。有些信用卡包含租车保障，但您可能需要拒绝柜台提供的免责险才能使用 [12]。如果租车人鲁莽驾驶、酒驾或药驾，或允许未经授权的人驾驶，碰撞损失免责险可能会被取消 [12]。把每一位可能驾驶的员工都写入租车协议。

熟悉一辆陌生的汽车

NHTSA指出，汽车制造商对类似的驾驶辅助功能使用不同的名称。这些系统只是辅助驾驶员，并不会替人开车 [13]。即使是车主也会误解这些系统。在AAA交通安全基金会2018年的一项调查中，30%配有盲点监测系统的车主有时不目视检查就变道 [14]。

然后在停车场内慢速开一圈，再驶入车流。

规划路线并留意天气

最安全的出行就是不出行。NIOSH建议考虑工作是否可以不出行就完成，并考虑乘飞机或火车等更安全的选择 [1]。对于确实要进行的出行，驾驶员和主管应就路线、目的地和日程达成一致。驾驶员应能在紧急情况下联系到主管 [1]。

NIOSH还建议分享有关施工、封路和恶劣路况的信息 [1]。允许员工因天气原因推迟或取消出行而不受处罚。我们关于天气、道路紧急情况和行程管理的指南介绍了报到联络和暂停出行的规定。

手机和安全带：所有车辆适用同样的规定

NIOSH建议禁止在驾驶公司车辆时使用任何手机，包括免提通话。还建议禁止在驾驶私人车辆时使用公司配发的手机。驾驶员应在安全的地方停车后再打电话、发短信或查路线 [15]。

风险经理会堵上这个漏洞：在任何车辆、任何手机的每一次工作出行中，都适用完整的手机规定。主管绝不应给明知正在开车的人打电话。我们的工作场所分心驾驶政策指南包含一份示例大纲。

NIOSH的安全带规定很简单：所有驾驶员和乘客始终系好安全带 [1]。在私人汽车中，这也意味着乘车人数不得超过可用的安全带数量。固定好工具和箱子，以免车祸时向前飞出。

不鼓励冒险的费用报销

美国国税局（IRS）将2026年商务标准里程费率定为每英里72.5美分，自1月1日起生效 [4]。IRS以燃油价格上涨为由，将2026年7月1日及以后的驾驶费率提高到每英里76美分 [5]。这一调整也适用于支付给员工的里程津贴 [5]。

IRS根据每年对用车固定成本和可变成本的研究来确定该费率，是否采用可自行选择 [4]。由于该费率既反映燃油成本，也反映车辆拥有成本，因此它支持要求员工保持一辆安全且保险充足的汽车。例如，按每英里76美分计算，150英里的往返行程为114美元（我们的计算）。

按里程付费本身不会鼓励开快车，但其他付费方式可能会：

对比整理：Safety Behind the Wheel Foundation

付费方式潜在的安全风险更安全的做法
按里程付费，并默认开车出行长时间单独驾驶取代了更安全的选择在更安全时，为飞机、火车或网约车付费
固定汽车津贴，没有标准开一辆又旧又便宜的车，津贴能省下更多钱将所有津贴与车辆标准挂钩
按拜访或送货次数付费鼓励在各站点之间赶时间按时间付费；设定现实可行的拜访次数
没有住宿预算忙完一整天后疲劳驾车回家对工作时间长的日子预先批准住宿
只报销最短路线驾驶员为了符合要求而选择风险更高的道路为更安全的路线、通行费和停车费付费

OSHA表示，工作量和日程安排应让员工能够以安全车速驾驶 [11]。NIOSH告诫不要利用车载监控迫使员工为完成定额而开得太快或太久。它还指出，疲劳的驾驶员应能小睡不超过30分钟，或停下来过夜 [1]。在出行前就把酒店费用列入预算。驾驶时间是否必须付薪，是另一个需要人力资源部门和法律顾问解答的问题。

出现问题时：车祸和抛锚

NAIC的车祸处理指南首先是：如有人受伤就拨打911，然后交换信息，并收集目击者和警方报告的详细信息。要提出索赔，请尽快拨打保险证明卡上的电话号码 [10]。OSHA建议，每起车祸无论多么轻微，都应尽快报告给员工的主管 [11]。

发生车祸或抛锚后，驾驶员应：

  1. 如果车辆能开动，将车开到远离道路的地方，并打开危险警示灯。
  2. 如有人受伤、车道受阻或存在危险，拨打911。
  3. 致电组织的24小时联系人，安排拖车、接送或酒店。
  4. 拍下现场、车辆、车牌和损坏情况。
  5. 如果是私人汽车，致电自己的保险公司；如果是租车，致电租车公司的车损热线。
  6. 在24小时内提交雇主的车祸报告。险情也要报告。
  7. 如果受伤或受到惊吓，当天不要再开车。由雇主支付送您回家的费用。

把这些步骤和重要电话号码打印在一张卡片上，放在每位驾驶员的手套箱里。

常见问题

我开自己的车时，雇主的保险能保我吗？

这取决于保险单。您的个人保险可能不涵盖与商务相关的责任。有些雇主为非自有车辆购买了商业保险 [3]。开车之前，请向双方都问清楚。

我的通勤算工作驾驶吗？

根据联邦车祸研究采用的定义，通常不算 [7]。有工作停靠点的出行、出差和紧急出勤往往另当别论。请查看雇主的书面政策。

2026年IRS里程费率是多少？

2026年1月1日至6月30日的商务驾驶为每英里72.5美分 [4]。2026年7月1日及以后的驾驶为每英里76美分 [5]。

出差时我应该购买租车公司的车损免责险吗？

请遵守雇主的差旅政策。FTC指出，雇主的保险可能涵盖商务租车。它还指出，使用信用卡保障可能需要拒绝免责险 [12]。

公司的手机政策在我自己的车里也适用吗？

在每次工作出行中都应适用。NIOSH建议禁止在驾驶私人车辆时使用公司配发的手机 [15]。

总结

Safety Behind the Wheel Foundation 的建议

把每一辆为您的组织工作的汽车都视为车队的一部分。制定公平的车辆和保险标准。教员工在开租车之前先熟悉车辆。然后制定让安全选择成为轻松选择的付费和差旅规定。

资料来源与延伸阅读

  1. 1CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Preventing Work-Related Motor Vehicle Crashes (fact sheet). DHHS (NIOSH) Publication No. 2015-111. March 2015. cdc.gov/niosh/docs/2015-111 (PDF)
  2. 2National Highway Traffic Safety Administration. Passenger Vehicle Occupant Injury Severity by Vehicle Age and Model Year in Fatal Crashes (Traffic Safety Facts Research Note). DOT HS 812 528. April 2018. crashstats.nhtsa.dot.gov/…/812528
  3. 3National Association of Insurance Commissioners. Small Business (consumer insurance page). No date shown; 访问日期：2026年10月. content.naic.org/consumer/small-business.htm
  4. 4Internal Revenue Service. IRS Sets 2026 Business Standard Mileage Rate at 72.5 Cents per Mile, Up 2.5 Cents (news release IR-2025-128; Notice 2026-10). December 29, 2025. irs.gov/newsroom
  5. 5Internal Revenue Service. Announcement 2026-11 (revised 2026 standard mileage rates, modifying Notice 2026-10). Internal Revenue Bulletin 2026-29. July 13, 2026. irs.gov/irb/2026-29_irb
  6. 6CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Motor Vehicle Safety at Work. Updated May 16, 2024. cdc.gov/niosh/motor-vehicle/about
  7. 7CDC National Institute for Occupational Safety and Health. NIOSH Center for Motor Vehicle Safety Strategic Plan, 2020 to 2029. DHHS (NIOSH) Publication No. 2020-126. June 2020. cdc.gov/niosh/docs/2020-126 (PDF)
  8. 8Insurance Institute for Highway Safety. Young Driver Safety (research area; vehicle selection and electronic stability control). 更新于2026年5月. iihs.org/research-areas/teenagers/young-driver-safety
  9. 9National Highway Traffic Safety Administration. Check for Recalls: Vehicle, Car Seat, Tire, Equipment. No date shown; 访问日期：2026年10月. nhtsa.gov/recalls
  10. 10National Association of Insurance Commissioners. A Consumer’s Guide to Auto Insurance (AUT-PP). 2022. content.naic.org (PDF)
  11. 11Occupational Safety and Health Administration. Motor Vehicle Safety: Employers. No date shown; 访问日期：2026年10月. osha.gov/motor-vehicle-safety/employers
  12. 12Federal Trade Commission, Consumer Advice. Renting a Car. 更新于2023年9月. consumer.ftc.gov/articles/renting-car
  13. 13National Highway Traffic Safety Administration. Driver Assistance Technologies. No date shown; 访问日期：2026年10月. nhtsa.gov/vehicle-safety/driver-assistance-technologies
  14. 14AAA Foundation for Traffic Safety; McDonald A, Carney C, McGehee DV (University of Iowa). Vehicle Owners’ Experiences with and Reactions to Advanced Driver Assistance Systems. September 2018. aaafoundation.org/research/vehicle-owners-experiences…
  15. 15CDC National Institute for Occupational Safety and Health. Distracted Driving at Work. Updated February 16, 2024. cdc.gov/niosh/motor-vehicle/distracted-driving

本文体现了职业道路安全和风险管理方面的安全重点。本文提供一般性安全教育信息，不构成针对任何个人或组织的法律、税务、保险或专业建议。法律、费率、保险产品和车辆功能会不断变化。请通过官方渠道、您的保险公司或经纪人以及合格的法律顾问核实详情。审阅于2026年10月。

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